Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen von VS Haus ist:

VebiSoft — Vebi Fejzuli
Ernst-Heinkel-Straße 14, 71404 Korb, Deutschland
E-Mail: info@vebisoft.com · Telefon: +49 176 32223663

Für die Daten von Firmen-Accounts (Stammdaten des Kunden, Vertrags- und Rechnungsdaten sowie Daten der Besucher dieser Website) ist VebiSoft Verantwortlicher.

Für personenbezogene Daten, die eine Kundenfirma über VS Haus über ihre Beschäftigten verarbeitet — insbesondere Arbeitszeiten, Fahrten, Leistungsnachweise, Fotos und optionale Standortdaten — ist die jeweilige Kundenfirma Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. VebiSoft handelt insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV), den wir mit jeder Kundenfirma bei Vertragsschluss abschließen. Beschäftigte wenden sich für Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen zu diesen Daten in erster Linie an ihren Arbeitgeber; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir ohne unangemessene Verzögerung an die zuständige Kundenfirma weiter.

VS Haus setzt zur Bereitstellung des Dienstes folgende Auftragsverarbeiter ein:

Supabase (Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513) — Datenbank, Anmeldung und Datei-Speicher. Die Daten liegen in der EU (Amazon Web Services, Region Frankfurt / eu-central-1). Vertragspartner ist ein Unternehmen mit Sitz in Singapur, für das kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht; Grundlage sind daher die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags von Supabase sind.

Vercel (Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA) — Hosting und Auslieferung der Website und der Anwendung; die Serverfunktionen laufen in der Region Frankfurt (fra1). Vercel Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss (EU) 2023/1795); zusätzlich enthält der Auftragsverarbeitungsvertrag von Vercel die EU-Standardvertragsklauseln.

Brevo (Sendinblue SAS, handelnd als Brevo, Paris, Frankreich; für Kunden in Deutschland über die Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin) — Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Berichte, Benachrichtigungen, Testanfragen). Verarbeitet werden dabei insbesondere E-Mail-Adresse, Name und Nachrichteninhalt; Verarbeitung in der EU.

Mistral AI (Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich) — KI-gestütztes Auslesen von Belegen (z. B. Lieferant, Datum, Betrag, Steuersatz) und von Kontoauszügen, die im Rechnungs- bzw. Belegbereich hochgeladen werden, wenn diese nicht bereits als E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) oder mit lesbarem Text vorliegen. Übermittelt wird dafür das Bild bzw. die Datei des Belegs; darauf können auch personenbezogene Daten stehen (z. B. Name eines Lieferanten oder Käufers). Die Verarbeitung erfolgt standardmäßig in der EU. Die Nutzung der Inhalte zum Training von KI-Modellen ist in unserem Mistral-Konto deaktiviert. Mistral speichert Ein- und Ausgaben nach eigenen Angaben bis zu 30 Tage zur Erkennung von Missbrauch und löscht sie danach; für diese Missbrauchskontrolle handelt Mistral als eigener Verantwortlicher. Das Ergebnis des Auslesens ist nur ein Vorschlag: Es wird in VS Haus angezeigt und vor der Übernahme vom Nutzer geprüft; es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

OpenStreetMap Foundation (Nominatim; St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) — Umwandlung von Objektadressen in Koordinaten und Kartenanzeige, nur wenn die Karte am Objekt geöffnet wird, sowie in Notfallformularen der Mitarbeiter-App auf Tastendruck die Umwandlung eines einzelnen Standorts in eine Anschrift. Übermittelt werden nur die Objektadresse bzw. der einzelne Standort und die technisch notwendige IP-Adresse; für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Mit diesen Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Sie setzen ihrerseits weitere Unter-Auftragsverarbeiter ein, teils mit Sitz oder Verarbeitungsorten außerhalb der EU (insbesondere USA und Singapur). Soweit dabei Daten in ein Drittland übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-U.S. Data Privacy Framework) oder der EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der jeweiligen Garantien erhalten Sie auf Anfrage an info@vebisoft.com.

Im Rahmen der Nutzung von VS Haus verarbeiten wir: Konto- und Stammdaten (Name, E-Mail/Benutzername, Rolle, Firmenzugehörigkeit), Planungs- und Auftragsdaten, Arbeitszeiten, Fahrten (Fahrtenbuch), Leistungsnachweise einschließlich optionaler Fotos sowie technische Zugriffsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Dienstes (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie der Arbeitszeiterfassung und steuer-/handelsrechtlicher Aufbewahrung (lit. c), auf Grundlage berechtigter Interessen an einem sicheren Betrieb (lit. f) sowie — bei Standortdaten — Ihrer Einwilligung (lit. a).

Der Hosting-Anbieter erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser übermittelt: Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname, Uhrzeit der Anfrage und IP-Adresse. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung).

VS Haus verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb erforderlich sind (z. B. Anmeldung/Session, Spracheinstellung, Anzeige-Modus). Diese sind gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine nicht notwendige Reichweitenmessung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (siehe Ziffer 9 zur Reichweitenmessung).

Die Schaltflächen „Per WhatsApp anfragen“ und „Kontakt“ öffnen lediglich WhatsApp bzw. Ihr E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht — dabei werden auf dieser Website keine Formulardaten erhoben. Für das Testanfrage-Formular gilt Ziffer 7a.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben (z. B. Name, Firma, Telefonnummer, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Wir löschen die Daten, sobald Ihre Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Bei einer Kontaktaufnahme über WhatsApp läuft die Kommunikation über die WhatsApp Ireland Ltd. (Meta Platforms). Auf deren Verarbeitung der Nachrichten- und Verbindungsdaten haben wir keinen Einfluss; es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.

Eine Erfassung von Standortdaten erfolgt nur, wenn sie für die jeweilige Firma aktiviert ist, und ausschließlich beim Start und Stopp einer Arbeitszeit- oder Fahrtaufzeichnung. Es findet kein fortlaufendes Tracking und keine Verfolgung im Hintergrund statt. Die Erfassung setzt Ihre Einwilligung voraus (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Auf den öffentlichen Seiten nutzen wir eine anonyme Reichweitenmessung ohne Cookies von Drittanbietern (Vercel Analytics, Anbieter siehe Ziffer 3). Diese wird ausschließlich nach Ihrer aktiven Einwilligung geladen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 TDDDG). Ohne Einwilligung findet keine Messung statt; es werden keine personenbezogenen Nutzerprofile gebildet. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern oder widerrufen.

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Insbesondere gelten folgende Fristen:

Arbeitszeitnachweise werden mindestens zwei Jahre aufbewahrt (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen — etwa Fahrtenbuchdaten und Abrechnungsunterlagen — unterliegen Aufbewahrungsfristen von bis zu acht bzw. zehn Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Nach Beendigung des Vertrags mit einer Kundenfirma werden deren Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; auf Wunsch stellen wir zuvor einen Export in einem gängigen Format bereit.

Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich an die oben genannten Auftragsverarbeiter im erforderlichen Umfang. Es findet keine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken statt.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@vebisoft.com.

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, baden-wuerttemberg.datenschutz.de.